シックスワンでは、すべての業務をオンラインで行っています。コロナがそのきっかけでしたので、気がつけば、もう2年くらいオンライン完結の業務を行なっていることになりました。
オンライン化を始めた当初は、慣れない事もあり、なかなか大変だったのですが（そもそもコロナの影響でストレス値が高かったということもありましたし）、今では、オンライン完結の業務でもそれほどストレスなく、業務を行えるようになりました。
その過程でいろいろ悩んだり、失敗したり、「お、これはいいな」と思った施策が結局失敗だったりと試行錯誤を行なってきたのですが（そして今でもそうですが）、その中で、学んだことから、いくつかの事はシェアできそうだな、ということがありましたので、今回それをシェアしたいと思います。
テーマは、「オンラインでの業務をどうスムーズに行うか？」というものです。
現在、私たちはオンラインでのコミュニケーションを、快適に行うために、2つのルールを社内で徹底しています。それは、「15分ルール」と「5分ルール」という2つのルールです。それぞれ説明していきます。
自分と他人の時間を無駄にしない「15分ルール」
まず最初に、15分ルールについて。この15分ルールとは、仕事の進め方に関するルールです。業務の中で何かわからないことがあれば、まずは15分、自分で調べます。もし15分経っても解決しなければ、他の人に相談しなくてはなりません。ポイントは、「相談した方がよい」と推奨しているのではなく、「相談しなければならない」とルール化していることです。
15分ルールは、もともとGoogleで実施されていました。これを徹底することにより、「調べればすぐにわかることを人に聞いて、他人の時間を無駄にする」「いつまでも自分で解決しようとして、自分の時間を無駄にする」という、二つの無駄を防ぐことができます。
スムーズなコミュニケーションを実現する「5分ルール」
次は、5分ルール。こちらの5分ルールとは、コミュニケーションに関するルールです。チャットなどのテキストによるコミュニケーションで、5分以内に問題が解決できなかった場合は、ZoomやGoogle Meetなどの音声コミュニケーションに切り替えなくてはなりません。これにより、迅速かつ効果的なやり取りができるようになります。
テキストコミニケーションは、情報を一方的に伝える分にはよいのですが、何かについて話し合いをするときにはニュアンスが伝わりにくいものです。また論点が分散したり、感情的な文言になってしまったりというデメリットもあります。
しばらくチャットを続けても解決しなかったことも、音声コミュニケーションに変更しただけですぐに解決するケースは多々あります。これは、相手の声色や表情が見えることでニュアンスがわかりやすくなり、ツールを切り替えることでクールダウンできるという効果もあるためです。
スムーズな業務のためにルールを
ということで、「15分ルール」と「5分ルール」の2つをご紹介しました。こちら、紹介をしてみてあらためておもったのですが、オンラインコミュニケーションでおこりがちなストレスをいかに軽減させるか？という目的のために設定されたルールなんだな、という事をあらためて思いました。
業務は、オフラインにせよオンラインにせよ、うまくいかない事も多く、結果的に、大きなストレスを産んでしまうことが多いもの。なので、自然発生的に起きてしまうそのストレスを、どうルールで解消するか？という点から、こうしたルールは生まれてきたんだな、とあらためて感じました。
そして、ルール化することで、迷うというストレスの軽減ができてるように思います。新しいワークスタイルが生まれるときには、従来と異なるルールをつくることで、ストレスを減らすことができるように思います。
